ACERCA DE GA HOTEL STAFF
"Potok" S. de R.L. de C.V. desarrolló Guest Assistant y GA Hotel Staff app como aplicaciones libres. Este SERVICIO es ofrecido por "Potok" S. de R.L. de C.V. sin ningun costo y está destinado a ser utilizado como tal.
GA Hotel Staff es una herramienta para el personal del hotel encargados de atender directamente a los huéspedes, tales como concierges, mayordomos, recepcionistas, etcetera. Guest Hotel Staff es el complemento de Hotel Guest Assistant, aplicación orientada específicamente a los huéspedes y que se encuentra en la app store.
Desde GA Hotel Staff, los colaboradores, reciben todas las solicitudes de servicio, amenidades, promociones, información sobre el hotel, reportes de averías en las habitaciones, reservaciones de restaurants o spa, alertas de alguna emergencia que el huésped tenga y mucho más.
Funciona como medio de comunicación directa entre huésped-colaborador, permitiendo una atención mucho más rápida y cómoda para todos, pues permite al huésped hacer solicitudes desde donde se encuentre disfrutando de su estancia, con la certeza que el personal se pondrá en contacto con él de forma casi instantánea.
PROCESO DE USO
- El colaborador instala la aplicación, GA Seaside Staff en su dispositivo.
- El colaborador crea una cuenta de usuario, proporcionando información básica para poder identificarlo como parte del hotel.
- Los supervisores de área o personal administrativo se encargarán de validar los datos que el usuario proporcione para dar acceso o denegar el acceso a la aplicación
- El colaborador recibirá una notificación para informarle que su registro ha sido aceptado o rechazado, dependiendo del caso. De ser aceptado, entonces ya podrá iniciar sesión con sus credenciales
- Con este proceso se evita el acceso de personas ajenas al hotel.
ACCESO Y ATENCIÓN AL HUESPED
Para el acceso a la aplicación y el control de permisos sobre que pueden ver o hacer los usuarios, al momento de validar sus datos, los supervisores y/o personal administrativo, definirán los hoteles en los cuales los colaboradores podrán atender solicitudes de los huéspedes, a que secciones de la aplicación tendrán acceso y que acciones podrán realizar en dichas secciones.
Para fines de revisión y pruebas se podrá acceder a la aplicación con los datos que a continuación se proporcionan:
| USUARIO | CONTRASEÑA | ROL | HOTEL |
|---|---|---|---|
| El que se haya proporcionado en el registro | El que se haya proporcionado en el registro | El que se le haya asignado | El/Los que le hayan asignado |
SOLICITUDES DEL HUESPED
La primera pantalla que se muestra justo después de hacer login, es la de nuevas solicitudes que los huéspedes realizar, sobre algún servicio, promoción y/o información del hotel donde se alojan.
Para un mayor control de las peticiones, se han dividido en tres secciones: solicitudes nuevas, solicitudes en atención y solicitudes cerradas.
- Nuevas: Son todas aquellas que aun no han sido atendidas por ningún personal.
- Seguimiento: Son todas aquellas solicitudes que alguien del staff ya esta atendiendo mediante el chat.
- Cerradas Son aquellas en las que el servicio solicitado ya se entrego.
Cada solicitud corresponde a un chat directo con el huésped, en el cual se le mantiene al tanto del servicio o bien para solicitarle más informes sobre su requerimiento. Una vez concluido el servicio y el huesped ya no tiene más requerimientos se procede a cerrar la solicitud, pulsando el botón rojo que se encuentra en la parte superior derecha. Despues de cerrado el chat, ni el colaborador ni el huesped podrán seguir usando ese chat.
CHECKINS DE HUESPEDES
Todos los registros/checkins que los huéspedes realicen desde la app Hotel Guest Assistant llegan a la app Staff, en el cual, solo el personal autorizado podrá ver y validar la información proporcionada por el huésped, cotejándola con los datos de su sistema PMS.
Si los datos son correctos y el registro corresponde a un huésped real, se procede a asignarle un numero de habitación y al personal que se encargara de atender
todas sus solicitudes durante su estancia.
En cada checkin existen 4 posibles acciones:
- Denegar: Cuando los datos proporcionados no se pueden validar con el sisteme PMS.
- Actualizar: Cuando unicamente se requiere editar los datos de huesped, tales como: nombre, correo electronico, fecha de estancia, etcetera.
- Aceptar: Cuando los datos porporcionados son correctos y la fecha de entrada es menor o igual a la fecha de revisión. Esta opcion habilita la app del huesped para poder hacer solicitudes.
- Huesped Adicional: En caso de que la reservación este compuesta por 2 o más huespedes y uno de ellos ya haya obtenido el acceso a la aplicacion Hotel Guest Assistant.
HUESPEDES ACTIVOS
Esta vista permite al personal administrar a los huéspedes que están alojados actualmente en el hotel. Desde esta sección pueden rápidamente ver la cantidad de huéspedes dentro del hotel, realizar alguna corrección de los datos de los huéspedes, prolongar o reducir las fechas de estancia y ver el perfil completo del huésped, tales como: Alergias del huésped, preferencias de jabones, fragancias y almohadas en la habitación, etc.
